Der Innendienst als menschliches ERP-Terminal
Qualifizierte Leute übersetzen zwischen Kunde und SAP, während echte Vertriebsarbeit liegen bleibt.
Digitalisierung für Industrie & Produktionsbetriebe
Ihre Produktion läuft automatisiert.Ihr Innendienst auch.
„Wo ist meine Lieferung?“ – dieser eine Satz kostet Ihren Innendienst täglich Stunden. Wir digitalisieren die Kundenseite von Produktionsbetrieben: KI-Telefonie direkt aus dem ERP, Reklamationen mit Chargenrückverfolgung, schnellere Angebote und Lieferinfos, bevor der Kunde fragt.
Kein ERP-Wechsel REST · EDI · RFC Erste Ergebnisse in 6–8 Wochen
Lieferanfrage · A-Kunde · DeutschLive
Einkauf Schulz GmbH & Co. KG
… wann kommt die nächste Charge, und können wir die Menge auf 8.000 Einheiten erhöhen? …
KI-Aktionen währenddessen
- ERP-Abfrage: Charge 2024-7731-B, Versand Di. 15:00
- Liefertermin angesagt und per E-Mail bestätigt
- Mengenänderung an den Vertrieb eskaliert
- A-Kunde: Rückruf innerhalb 1 h zugesagt
−70 %Status-Anrufe im Innendienst
< 5 Min.vom Anruf bis zum Reklamationsticket
−55 %Bearbeitungszeit bei Anfragen (RFQ)
95 %Liefertransparenz – Kunden sehen den Status in Echtzeit
Gemessen in Industrieprojekten.
Kurz gesagt
InnovationLAB GmbH aus Wörgl in Tirol digitalisiert die Kundenkommunikation von Industrie- und Produktionsbetrieben: KI-Telefonassistent für Lieferstatus direkt aus SAP, ProAlpha, Infor oder Microsoft Dynamics, Reklamations- und Qualitätsmanagement mit Chargenrückverfolgung und 8D-Vorbereitung, RFQ-Automatisierung, proaktive Lieferankündigungen sowie E-Rechnung und revisionssichere Dokumentation. Integration per REST, EDI oder RFC – ohne ERP-Wechsel.
Die Realität
Präzise gefertigt.Chaotisch kommuniziert.
Industriebetriebe investieren Millionen in die Automatisierung der Produktion – und kommunizieren mit ihren Kunden per Fax, Excel und Telefonkette. Genau diese Lücke schließen wir.
Reklamationen landen in der Excel-Tabelle
Anruf, Notiz, E-Mail, irgendwo eingetippt – bis zur Chargenrückverfolgung vergehen Stunden. Der Kunde wartet, das Haftungsrisiko wächst.
Anfragen (RFQs) zu langsam beantwortet
Fax, E-Mail und Telefon gleichzeitig, manuelles Eintippen, keine Priorisierung nach Auftragswert. Der Mitbewerb antwortet schneller.
Kunden erfahren Probleme als Letzte
Produktionsverzögerung, Rohstoffengpass – der Kunde hört es, wenn er selbst anruft. Jede reaktive Nachricht kostet Vertrauen.
Lösungen im Überblick
Von der Anfragebis zur Reklamation.
Jedes Modul ist eigenständig einsetzbar und lässt sich schrittweise erweitern – ohne Ihr ERP anzutasten.
KI-Telefonassistent für den Innendienst01Anfrage- & Angebotsmanagement (RFQ)02Proaktive Kundenkommunikation03Reklamations- & Qualitätsmanagement04Liefertreue & Kunden-Kennzahlen05Dokumentation & E-Rechnung06
01 / Lieferstatus, Reklamationen & Bestellungen
KI-Telefonassistent für den Innendienst
- Lieferstatus direkt aus dem ERP – niemand im Innendienst blockiert
- Reklamation mit Chargen-Identifikation und automatischem Ticket
- Bestellungen und Änderungen per Sprache, direkt ins ERP
- Priorisierung nach Kundenklasse – A-Kunden sofort eskaliert
Einzeln nutzbar – angebunden an Ihr ERP – ohne es anzutasten
02 / Von der Anfrage bis zur Auftragsbestätigung
Anfrage- & Angebotsmanagement (RFQ)
- Anfragedaten aus E-Mails, PDFs, EDI und Fax-Scans ausgelesen
- Angebot vorbereitet: Mengen, Spezifikationen, Lieferzeiten vorausgefüllt
- Priorisierung nach Auftragswert und Dringlichkeit
- Überblick: offen, angeboten, gewonnen
Einzeln nutzbar – angebunden an Ihr ERP – ohne es anzutasten
03 / WhatsApp · SMS · E-Mail · Kundenportal
Proaktive Kundenkommunikation
- Lieferankündigung bei Verladung mit Liefertermin
- Störungen sofort kommuniziert – nicht erst, wenn der Kunde anruft
- Zertifikate und Prüfberichte automatisch mit dem Versand
- Bestellstatus per WhatsApp: Auftragsnummer eintippen, Status bekommen
Einzeln nutzbar – angebunden an Ihr ERP – ohne es anzutasten
04 / Strukturiert, nachvollziehbar, auditfähig
Reklamations- & Qualitätsmanagement
- Reklamationen per Telefon, WhatsApp, E-Mail oder Portal erfasst
- Chargenrückverfolgung: von der Beschwerde zur Ursprungscharge in Minuten
- 8D-Report durch KI vorbereitet
- Qualitätsleitung, Produktion und Vertrieb automatisch informiert
Einzeln nutzbar – angebunden an Ihr ERP – ohne es anzutasten
05 / Für Vertrieb, Führung und Qualität
Liefertreue & Kunden-Kennzahlen
- Liefertreue je Kunde, Produkt und Zeitraum – automatisch aus dem ERP
- Reklamationsquote, Bearbeitungszeit und Ursachen
- Anfrage-zu-Auftrag-Quote nach Kundengruppe
- Messbar: wie viele Anrufe die KI übernommen hat
Einzeln nutzbar – angebunden an Ihr ERP – ohne es anzutasten
06 / Revisionssicher und zertifizierungsfähig
Dokumentation & E-Rechnung
- Revisionssichere Archivierung aller Kunden- und Qualitätsdokumente
- E-Rechnung (ebInterface, ZUGFeRD, XRechnung) aus dem ERP
- Protokoll aller Kundeninteraktionen
- Dokumentationsstruktur, die ISO 9001 und IATF 16949 unterstützt
Einzeln nutzbar – angebunden an Ihr ERP – ohne es anzutasten
Produkte
KI-Telefonie & Omnichannel –direkt aus dem ERP.
Beide Produkte laufen eigenständig oder gemeinsam – angebunden an SAP, ProAlpha, Infor oder Ihr ERP. Kein Paketzwang, keine Datenmigration.
Ihr KI-Innendienst. Direkt aus dem ERP.
- Lieferstatus-Anfragen direkt aus SAP, ProAlpha oder Ihrem ERP
- Reklamationen aufgenommen – Charge identifiziert, Ticket angelegt
- A-Kunden mit Lieferproblem sofort eskaliert
- 24/7 und mehrsprachig – auch im Schichtbetrieb
Proaktiv informiert. Bevor der Kunde anruft.
- Lieferankündigung bei Verladung – mit Liefertermin und Tracking
- Zertifikate, Prüfberichte und Lieferscheine automatisch beim Versand
- Verzögerung? Kunde wird sofort informiert
- WhatsApp, E-Mail und Portal in einer Oberfläche
Agent-Ready · bei jedem Web-Projekt Standard
Der nächste Einkäuferschickt seinen Assistenten.
Einkaufsabteilungen lassen Lieferanten zunehmend von KI-Assistenten recherchieren und vorqualifizieren. Kann der Assistent Ihr Leistungsspektrum lesen, kommt die Anfrage zu Ihnen.
Vereinfachtes Beispiel · Anfrage an einen KI-Assistenten„Lieferant in Österreich für Kunststoff-Spritzguss, PA6 mit Glasfaser, 50.000 Stück pro Jahr, IATF-zertifiziert. Wer kann anbieten?”
Ohne Agent-Ready
- Website gefunden – Werkstoffe und Zertifikate nur im PDF
- Kapazitäten und Losgrößen nicht lesbar
- Weiter zum nächsten Lieferanten
Mit Agent-Ready
- Werkstoffe, Verfahren, Zertifikate & Losgrößen gelesen
- PA6-GF · IATF 16949 · 10.000–500.000 Stück/Jahr
- Anfrage strukturiert an Ihren Vertrieb übergeben
- Leistungsspektrum, Werkstoffe, Zertifikate und Kapazitäten maschinenlesbar
- Anfragen kommen strukturiert an – egal ob ein Mensch schreibt oder sein Assistent
- Strukturierte Daten für Google und KI-Suche – ohne vertrauliche Details preiszugeben
Für alle Fertigungsbranchen
Welches Produkt auch immer –wir kennen Ihre Prozesse.
Vom Stahlbau bis zur Lebensmittelproduktion: Chargen, Zertifikate und Lieferabrufe unterscheiden sich, das Muster nicht.
Metall & Stahl
- Chargenrückverfolgung in Echtzeit
- Prüfzertifikate automatisch versendet
- Dokumentation für IATF 16949
Kunststoff & Verpackung
- Lieferabrufe automatisiert
- Proaktive Versandkommunikation
- Reklamationsportal für Abnehmer
Holz & Baustoffe
- Mengen- und Terminanfragen per KI
- Digitale Lieferscheine
- Kommunikation mit dem Großhandel
Papier & Druck
- Auftragsänderungen per Sprache oder WhatsApp
- Druckfreigaben als Workflow
- Produktionsstatus live
Lebensmittel & Getränke
- MHD- und Chargenkommunikation automatisch
- Rückruf-Abläufe digital und auditfähig
- EDI zu Handelspartnern
Chemie & Pharma
- Sicherheitsdatenblätter automatisch versendet
- GMP-gerechte Kommunikationsprotokolle
- Batch-Rückverfolgung lückenlos
Unser Ansatz
Ein Partner.Integriert statt ausgetauscht.
Integriert in:
SAPProAlphaInfor LNMicrosoft Dynamics / NAVABASSageEDIREST / RFCeigenes ERP
Ein Ansprechpartner
Statt ERP-Lieferant, Telefonanlage, Ticketsystem und Kommunikationsplattform von vier Seiten: alles aus einer Hand.
Integration statt Austausch
Wir bauen auf SAP, ProAlpha, Infor oder Ihrem ERP auf – keine Datenmigration, kein Produktionsstillstand.
Innendienst & Vertrieb dabei
Neue Abläufe scheitern selten an der Technik, sondern wenn das Team nicht mitgenommen wird. Wir begleiten aktiv.
Monatlich gemessen
Sinkt die Reklamationsquote? Antworten Sie schneller auf Anfragen? Wir messen und entwickeln weiter.
Sieben Schritte – kein versteckter Scope.
Eingeordnet in unsere vier Phasen. So arbeiten wir
- 01Analyse & DiagnoseIst-Analyse
Kundenprozesse von der Anfrage bis zur Reklamation: Wo gehen Informationen verloren, wo kostet Kommunikation am meisten Zeit?
- 02Konzept & ArchitekturPriorisierung
KI-Telefonie zuerst oder Lieferkommunikation? Was entlastet Ihren Innendienst am schnellsten?
- 03Entwicklung & IntegrationERP-Integration
Anbindung an SAP, ProAlpha, Infor, Dynamics oder Ihr ERP – kein Systemwechsel, kein Big Bang.
- 04Entwicklung & IntegrationUmsetzung
Erste Automatisierungen in Wochen – der Innendienst merkt es, bevor das Projekt fertig ist.
- 05Übergabe & BetriebSchulung & Begleitung
Innendienst, Vertrieb und Qualität aktiv eingebunden – kein Tool, das nach zwei Wochen in der Schublade liegt.
- 06Übergabe & BetriebCompliance-Prüfung
DSGVO, Aufbewahrung, E-Rechnung und Ihre Normen geprüft – Sie bleiben zertifizierungsfähig.
- 07Übergabe & BetriebLaufende Optimierung
Monatlich: Wie hat sich die Lieferkommunikation auf die Reklamationsquote ausgewirkt? Wo liegt noch Potenzial?
Rechtssicherheit
Compliance ist kein Zusatz.Sie ist eingebaut.
Datenschutz, Branchenrecht und Barrierefreiheit setzen wir von Anfang an um – unabhängig davon, welche Module Sie nutzen.
ISO 9001
Revisionssichere Dokumentation aller Kundeninteraktionen und Reklamationen – auditierbar und strukturiert.
IATF 16949
8D-Unterstützung, Chargenrückverfolgung und Eskalation – relevant für Tier-1- und Tier-2-Lieferanten.
DSGVO & Aufbewahrung
Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiterdaten auf EU-Servern; Aufbewahrung nach BAO und UGB, in Deutschland nach GoBD.
E-Rechnung
Öffentliche Auftraggeber in Österreich verlangen E-Rechnungen, in Deutschland müssen Unternehmen sie seit 2025 empfangen können – wir erzeugen sie direkt aus dem ERP.
Häufige Fragen
Häufige Fragen.Klare Antworten.
Müssen wir unser ERP wechseln?
Nein. Wir docken an SAP, ProAlpha, Infor, ABAS, Microsoft Dynamics oder Ihr eigenes ERP an – per REST, EDI, RFC oder Direktschnittstelle.
Welche Anfragen beantwortet der KI-Assistent?
Lieferstatus, Liefertermine, Auftragsbestätigungen und die Erstaufnahme von Reklamationen. Preisverhandlungen und Sonderfälle gehen mit Protokoll an Ihren Innendienst – A-Kunden sofort.
Wie schnell ist eine Reklamation erfasst?
In unter fünf Minuten vom Anruf bis zum Ticket – inklusive Charge. Die Rückverfolgung startet sofort, Qualitätsleitung und Vertrieb werden automatisch informiert.
Hilft das bei Audits?
Ja. Alle Kundeninteraktionen und Reklamationen sind revisionssicher dokumentiert und so strukturiert, dass sie ISO-9001- und IATF-16949-Audits unterstützen.
Funktioniert das im Schichtbetrieb und mehrsprachig?
Ja. Der Assistent ist rund um die Uhr erreichbar – auch am Wochenende und an Feiertagen – und spricht die Sprachen Ihrer Kunden.
Was kostet das?
Das hängt davon ab, womit Sie starten – jedes Modul läuft eigenständig. Im kostenlosen Erstgespräch rechnen wir Ihr Potenzial durch; danach bekommen Sie ein konkretes Angebot.
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Jetzt starten
Bereit, Ihre Kundenkommunikation zu automatisieren?
In 30 Minuten zeigen wir, wo bei Ihnen die größten Hebel liegen – Status-Anrufe, Reklamationen oder Anfragen. Ihr ERP bleibt, wo es ist.