Digitalisierung für Steuerberater & Rechtsanwaltskanzleien
Jede Stunde, die Ihre Kanzlei verwaltet,ist eine nicht verrechnet.
„Wann kommt mein Bescheid?“, „Haben Sie meine Unterlagen?“ – einfache Fragen, die qualifizierte Fachkräfte binden. Wir automatisieren Statusauskünfte, Belege, Fristen und Termine: verschwiegen, auf EU-Servern, integriert in Ihre Kanzleisoftware.
Kein Wechsel der Kanzleisoftware Verschwiegenheit technisch gesichert Erste Entlastung in 6–8 Wochen
… ich wollte fragen, ob meine Steuererklärung schon eingereicht wurde und wann ich mit dem Bescheid rechnen kann …
KI-Aktionen währenddessen
Eingereicht am 14.03. – Mandantin informiert
Bescheiddauer 6–10 Wochen angesagt
Unterlagen vollständig – kein Rückruf nötig
Gesprächsprotokoll in der Akte abgelegt
−70 %Telefonaufkommen durch den KI-Assistenten
24/7erreichbar für Mandanten
−60 %administrative Stunden pro Woche
100 %EU-Datenhaltung
Gemessen in Kanzleiprojekten.
Vertrauen uns bereits
Kurz gesagt
InnovationLAB GmbH aus Wörgl in Tirol digitalisiert Steuerberatungs-, Rechtsanwalts- und Wirtschaftsprüfungskanzleien sowie Notariate in Österreich und im DACH-Raum: KI-Telefonassistent für Status- und Terminanfragen, digitales Mandantenportal für Belege und Dokumente, automatische Fristen- und Terminerinnerungen sowie KI-gestützte Dokumentenverarbeitung. Alle Daten liegen auf EU-Servern; die Lösungen werden in bestehende Kanzleisoftware wie BMD, RZL, DATEV, ADVOKAT oder RA-MICRO integriert. Zu unseren Kunden zählt Gaun und Partner Steuerberatung.
Was wirklich passiert
Exzellente Beratung.Analoge Prozesse.
Kanzleien investieren in Fachkompetenz – und verlieren gleichzeitig Zeit an Abläufe, die längst automatisierbar wären. Das kostet Geld und Mandantenzufriedenheit.
01
Statusanfragen fressen verrechenbare Stunden
„Wann kommt mein Bescheid?“, „Was passiert als Nächstes?“ – Fragen, die Fachkräfte binden und die niemand verrechnen kann.
02
Belege kommen per E-Mail, Post und WhatsApp
Jeder Mandant schickt Unterlagen anders: Foto, Scan, Anruf. Das Zusammensuchen kostet Stunden pro Mandat und Saison.
03
Fristen hängen an einer Person
Erklärungs- und Rechtsmittelfristen stehen im Kalender eines einzelnen Sachbearbeiters. Kein System erinnert automatisch – weder Mandant noch Kanzlei.
04
Vertrauliches läuft über privates WhatsApp
Mandanten schreiben, wo es bequem ist. Kanzleien dulden es – und tragen ein berufs- und datenschutzrechtliches Risiko, das niemand kalkuliert hat.
Lösungen im Überblick
Vom Erstkontakt bis zurrevisionssicheren Akte.
Jedes Modul ist eigenständig einsetzbar und integriert sich in Ihre bestehende Kanzleisoftware – ohne Systemwechsel.
Relevante Daten aus Bescheiden, Lohnzetteln und Abschlüssen ausgelesen
Fristen aus Behördenschreiben erkannt und im Kalender angelegt
Volltextsuche über alle Mandantendokumente – in Sekunden
Einzeln nutzbar – angebunden an Ihre Kanzleisoftware (BMD, RZL, ADVOKAT …)
05 / Kein Anruf mehr für einen Termin
Termine & Empfang
Online-Buchung mit Kalenderintegration – das Sekretariat ist entlastet
Erstberatung: Anliegen vorab erfasst, Berater kommt vorbereitet
„Bitte bringen Sie mit …“ – Vorbereitungsunterlagen automatisch
Mehrstufige Erinnerungen 48 h, 24 h und 2 h vor dem Termin
Einzeln nutzbar – angebunden an Ihre Kanzleisoftware (BMD, RZL, ADVOKAT …)
06 / DSGVO · Verschwiegenheit · EU-Datenhaltung
Datenschutz, Berufsrecht & Nachvollziehbarkeit
Infrastruktur auf EU-Servern – keine US-Dienste ohne Absicherung
Verschlüsselte Übertragung und Speicherung, Zugriff nur für Berechtigte
Protokoll aller Mandanteninteraktionen: wer hat was wann kommuniziert
KI-Verarbeitung nur mit Auftragsverarbeitungsvertrag, ohne Training mit Ihren Daten
Einzeln nutzbar – angebunden an Ihre Kanzleisoftware (BMD, RZL, ADVOKAT …)
Produkte
KI-Telefonie & Mandantenkommunikation –verschwiegen und integriert.
Callana übernimmt das Telefon, Konversationen die gesamte Mandantenkommunikation. Beide laufen eigenständig oder gemeinsam, auf EU-Servern, integriert in Ihre Kanzleisoftware.
Callana · Telefon
Ihre Mandanten bekommen immer eine Antwort.
Bescheid- und Aktenstatus direkt angesagt – kein Rückruf beim Sachbearbeiter
Terminvereinbarung mit Kalenderanbindung, Bestätigung automatisch
Erstanliegen neuer Mandanten strukturiert erfasst – Sie kommen vorbereitet ins Gespräch
Gesprächsprotokoll landet automatisch in der Akte
Konversationen
Kein Mandant wartet. Niemand vergisst.
Fristenerinnerungen an Mandant und Sachbearbeiter gleichzeitig
Beleganforderung per Portal oder sicherem Messenger – kein E-Mail-Ping-Pong
Auch die Suche nach einer Kanzlei beginnt zunehmend beim KI-Assistenten: Wer ist auf mein Thema spezialisiert, wer hat bald einen Termin frei? Kann der Assistent Ihre Website lesen, landet die Anfrage bei Ihnen.
Vereinfachtes Beispiel · Anfrage an einen KI-Assistenten„Steuerberater in der Nähe von Wörgl für eine Arbeitnehmerveranlagung mit Vermietung – wer hat nächste Woche einen Termin frei? Buch ihn.”
Ohne Agent-Ready
Website gefunden – Fachgebiete nur als Fließtext im Bild
Kein Online-Termin, nur Telefon in den Bürozeiten
Weiter zur nächsten Kanzlei mit klaren Angaben
Anfrage bei einer anderen KanzleiIhre Expertise wurde nie gefunden
Welches Fachgebiet auch immer –wir kennen Ihre Abläufe.
Steuerberatung, Rechtsberatung, Wirtschaftsprüfung oder Notariat: Die Fristen sind verschieden, das Problem ist dasselbe – Verwaltung frisst Beratungszeit.
Wie kommen Anfragen heute herein, wer beantwortet welche Fragen wie oft – und wo gehen verrechenbare Stunden verloren?
02Konzept & ArchitekturPriorisierung
KI-Telefon zuerst oder Mandantenportal? Was entlastet Ihr Team am schnellsten – gemessen in Stunden pro Woche.
03Entwicklung & IntegrationIntegration
Anbindung an Ihre Kanzleisoftware – kein Systemwechsel, keine Datenmigration, kein Betriebsunterbruch.
04Entwicklung & IntegrationUmsetzung
Erste Automatisierungen in Wochen. Weniger Anrufe und E-Mails, bevor das Gesamtprojekt fertig ist.
05Übergabe & BetriebBerufsrechtliche Prüfung
Jedes Modul gegen DSGVO und Verschwiegenheitspflicht geprüft – bevor es live geht.
06Übergabe & BetriebTeam-Onboarding
Sekretariat, Sachbearbeiter und Partner aktiv eingebunden – kein System, das nach zwei Wochen per Telefon umgangen wird.
07Übergabe & BetriebLaufende Optimierung
Monatliche Auswertung der Entlastung – und gezielte Weiterentwicklung.
Rechtssicherheit
Compliance ist kein Zusatz.Sie ist eingebaut.
Datenschutz, Branchenrecht und Barrierefreiheit setzen wir von Anfang an um – unabhängig davon, welche Module Sie nutzen.
Mandantendaten & DSGVO
Alle Daten auf EU-Servern, verschlüsselt übertragen und gespeichert, Zugriff nur für Berechtigte.
Berufliche Verschwiegenheit
Abläufe nach den Verschwiegenheitspflichten von RAO, WTBG 2017 und Notariatsordnung – in Deutschland BRAO und StBerG. Kein Dritter erhält Zugriff auf Inhalte.
Revisionssichere Archivierung
Aufbewahrung nach BAO und UGB, in Deutschland nach GoBD – mit vollständigem Protokoll für Prüfungen und interne Reviews.
KI mit klaren Grenzen
KI-Dienste nur mit Auftragsverarbeitungsvertrag und EU-Datenhaltung, ohne Training mit Mandantendaten. Rechtliche Beratung bleibt bei Ihnen.
Häufige Fragen
Häufige Fragen.Klare Antworten.
Müssen wir unsere Kanzleisoftware wechseln?
Nein. Wir integrieren uns in BMD, RZL, DATEV, ADVOKAT, RA-MICRO oder Ihre eigene Lösung – per Schnittstelle, Export oder Direktintegration. Welche Wege es gibt, prüfen wir im Systemcheck.
Ist das mit der Verschwiegenheitspflicht vereinbar?
Ja, wenn es richtig gebaut ist: Daten auf EU-Servern, verschlüsselte Übertragung, Zugriff nur für Berechtigte, ein Protokoll aller Interaktionen und KI-Dienste nur mit Auftragsverarbeitungsvertrag – ohne Training mit Mandantendaten.
Was beantwortet der KI-Assistent – und was nicht?
Status-, Termin- und Organisationsfragen: Ist die Erklärung eingereicht, fehlen Unterlagen, wann ist der nächste Termin? Fachliche oder rechtliche Beratung gibt er nicht – solche Anliegen leitet er mit Protokoll an Ihr Team weiter.
Wie kommen Belege künftig in die Kanzlei?
Über das Mandantenportal: Mandanten fotografieren Belege mit dem Smartphone, das System kategorisiert sie und zeigt, was noch fehlt. Erinnerungen gehen automatisch hinaus.
Was ist mit Mandanten, die über WhatsApp schreiben?
Wir führen sie auf einen DSGVO-konformen Kanal über – mit derselben Bequemlichkeit, aber ohne privates Handy und mit Ablage in der Akte.
Wie schnell spüren wir eine Entlastung?
Erste Automatisierungen laufen in 6–8 Wochen; weniger Statusanrufe merken Sie meist als Erstes.
Was kostet das?
Das hängt davon ab, womit Sie starten – jedes Modul läuft eigenständig. Im kostenlosen Erstgespräch rechnen wir Ihr Potenzial durch; danach bekommen Sie ein konkretes Angebot.
Bereit, Verwaltungszeit in Beratungszeit zu verwandeln?
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wo bei Ihnen die größten Zeitfresser liegen – Statusanfragen, Belege oder Terminkoordination. Ihre Kanzleisoftware bleibt, wo sie ist.
