Dokumentation statt Pflege
Mehr als eine Stunde pro Schicht geht für Dokumentation drauf. Zeit, die bei den Bewohnern fehlt.
Digitalisierung für Pflege- und Sozialeinrichtungen
Eine Stunde pro Schicht für Dokumentation.Nicht für Pflege.
Bis 2030 fehlen in Österreich rund 76.000 Pflegekräfte, und fast die Hälfte der vorhandenen denkt über einen Berufswechsel nach – oft wegen Bürokratie. Wir entlasten Pflegeeinrichtungen dort, wo es nicht um Pflege geht: Telefon, Angehörige, Dokumentation und Recruiting.
Kein Wechsel der Pflegesoftware DSGVO Art. 9 · GuKG · HeimAufG EU-Datenhaltung
Angehörigenanfrage · Deutsch · automatischLive
Gerda M. · Tochter von Bewohnerin 214
… ich wollte fragen, ob es meiner Mutter gut geht und ob ich morgen Nachmittag vorbeikommen kann …
KI-Aktionen währenddessen
- Anruferin als berechtigte Angehörige erkannt
- Freigegebene Tagesnotiz vorgelesen
- Besuch morgen 15:00 eingetragen
- Keine Pflegekraft unterbrochen
76.000fehlende Pflegekräfte in Österreich bis 2030
45 %der Pflegekräfte denken über einen Jobwechsel nach
−50 %Dokumentationszeit durch KI-Spracherfassung
100 %EU-Datenhaltung für Gesundheitsdaten
Quellen: Pflegepersonal-Bedarfsprognose für Österreich (Sozialministerium/GÖG), Beschäftigtenbefragungen, Praxisprojekte.
Kurz gesagt
InnovationLAB GmbH aus Wörgl in Tirol digitalisiert Pflegeheime, mobile Pflegedienste, Tagesbetreuung, Behindertenbetreuung und betreutes Wohnen in Österreich: KI-Telefonassistent für Angehörigen- und Bewerberanrufe (Auskunft nur an Berechtigte, nur Freigegebenes), sichere Angehörigen-Kommunikation, Spracherfassung für die Dokumentation, automatische Schichtübergabe, Recruiting und barrierefreie Websites. Gesundheitsdaten nach DSGVO Art. 9 auf EU-Servern; GuKG und HeimAufG werden berücksichtigt; Integration in bestehende Pflegesoftware.
Die Realität
Herz in der Pflege.Bürokratie im Alltag.
Der Pflege fehlt es nicht an Engagement, sondern an Systemen, die es nicht aufbrauchen. Jede Stunde Papierarbeit ist eine Stunde weniger am Menschen.
Angehörige am Telefon
„Wie geht es meiner Mutter?“, „Wann kann ich kommen?“ – mehrmals täglich. Die Pflegekraft verlässt dafür das Zimmer.
Pflegekräfte verlassen den Beruf
Nicht wegen der Pflege selbst, sondern wegen Bürokratie, Schichtarbeit und fehlender Wertschätzung. Digitalisierung kann einen Teil davon abfangen.
Bewerber, die niemand erreicht
Bewerber rufen an, oft nach Dienstschluss. Keine Rückmeldung, kein strukturierter Ablauf – und sie springen ab.
Lösungen im Überblick
Vom ersten Anruf bis zurrechtssicheren Akte.
Jedes Modul ist eigenständig einsetzbar – ohne Plattformwechsel, ohne Betriebsunterbrechung, ohne das Team zu überlasten.
KI-Telefonassistent für Einrichtungen01Proaktive Angehörigen-Kommunikation02Dokumentation & Prozesse03Recruiting & Personalgewinnung04Web-Auftritt & Sichtbarkeit05Datenschutz & Compliance06
01 / Angehörige informiert, Pflegekräfte entlastet
KI-Telefonassistent für Einrichtungen
- Angehörigen-Auskunft rund um die Uhr – nur für Berechtigte, nur Freigegebenes
- Besuche und Termine automatisch koordiniert
- Bewerberanrufe strukturiert erfasst
- Anfragen von Ärzten, Behörden und Dienstleistern aufgenommen
Einzeln nutzbar – angebunden an Ihre Pflegedokumentation
02 / Sicheres Portal · E-Mail · SMS · Messenger
Proaktive Angehörigen-Kommunikation
- Regelmäßige Updates – Angehörige müssen nicht mehr anrufen
- Geburtstagsfeiern, Ausflüge, Veranstaltungen automatisch angekündigt
- Besuchsvorbereitung: was mitbringen, was heute geplant ist
- Krisenkommunikation bei Ausbruch oder Einschränkung
Einzeln nutzbar – angebunden an Ihre Pflegedokumentation
03 / Weniger Schreibtisch. Mehr Mensch.
Dokumentation & Prozesse
- Spracherfassung statt Tippen – Pflegekraft prüft und gibt frei
- Schichtübergabe automatisch aufbereitet
- Aufnahme mit digitalen Formularen und Checklisten
- Berichte für Träger und Behörden automatisch erstellt
Einzeln nutzbar – angebunden an Ihre Pflegedokumentation
04 / Neue Mitarbeitende finden – und halten
Recruiting & Personalgewinnung
- Bewerberanrufe rund um die Uhr angenommen
- Automatische Bestätigung, Terminvorschlag, kurzer Fragebogen
- Mobile Karriereseite und einfaches Bewerbungsformular
- Onboarding: Infos zum ersten Tag und zur ersten Woche
Einzeln nutzbar – angebunden an Ihre Pflegedokumentation
05 / Damit Angehörige Sie finden – und vertrauen
Web-Auftritt & Sichtbarkeit
- Pflegekonzept, Team, Zimmer, Veranstaltungen übersichtlich
- Fotogalerien und virtuelle Rundgänge
- Kontaktformular mit Rückmeldung
- Barrierefrei und datenschutzkonform
Einzeln nutzbar – angebunden an Ihre Pflegedokumentation
06 / DSGVO · GuKG · HeimAufG · EU-Datenhaltung
Datenschutz & Compliance
- Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO technisch besonders geschützt
- Rollen und Freigaben: wer darf was sehen und sagen
- Protokoll aller Angehörigen-Kommunikation
- Unterstützung bei Verarbeitungsverzeichnis und Einwilligungen
Einzeln nutzbar – angebunden an Ihre Pflegedokumentation
Produkte
KI-Telefonie & Angehörigen-Kommunikation –das Herzstück.
Callana übernimmt eingehende Anrufe, Konversationen die proaktive Kommunikation – ohne privates WhatsApp des Pflegepersonals.
Angehörige informiert. Pflegekräfte bleiben am Bett.
- Auskunft nur an hinterlegte, berechtigte Angehörige
- Nur Informationen, die Ihr Team freigegeben hat
- Besuche und Termine automatisch vereinbart
- Notfälle sofort weitergeleitet – mit Gesprächsprotokoll
Informiert, bevor jemand fragen muss.
- Kurze Updates und Veranstaltungshinweise automatisch
- Sicherer Kanal statt privatem WhatsApp
- Krisenkommunikation: alle Angehörigen sofort informiert
- Feedback nach Besuchen – strukturiert, ohne Aufwand
Agent-Ready · bei jedem Web-Projekt Standard
Die nächste Familiefragt zuerst eine KI.
Angehörige suchen einen Pflegeplatz oder einen mobilen Dienst immer öfter über einen KI-Assistenten: Wer hat Platz, welches Konzept, wie kann ich besichtigen? Kann der Assistent Ihre Website lesen, meldet sich die Familie bei Ihnen.
Vereinfachtes Beispiel · Anfrage an einen KI-Assistenten„Pflegeheim im Bezirk Kufstein für meine Mutter, Pflegestufe 4, mit Demenzbetreuung. Wo kann ich nächste Woche besichtigen?”
Ohne Agent-Ready
- Website gefunden – Konzept und Leistungen als PDF
- Besichtigung nur telefonisch in den Bürozeiten
- Weiter zur nächsten Einrichtung
Mit Agent-Ready
- Pflegekonzept, Schwerpunkte & Besichtigungstermine gelesen
- Demenzbetreuung · Bezirk Kufstein · Mi. 14:00 frei
- Besichtigung über den KI-Assistenten gebucht
- Pflegekonzept, Leistungen und Besichtigungstermine maschinenlesbar
- Besichtigungen und Rückrufe direkt buchbar
- Strukturierte Daten für Google und KI-Suche – keine Bewohnerdaten öffentlich
Für alle Einrichtungsformen
Was konkret möglich ist –je nach Einrichtung.
Stationär, mobil oder betreutes Wohnen: Die Abläufe unterscheiden sich, die Entlastung beginnt immer beim Telefon und bei der Dokumentation.
Stationäre Pflegeheime
- KI-Auskunft für Angehörige 24/7
- Proaktive Updates
- Digitale Aufnahme
Mobile Pflege & Hauskrankenpflege
- Tourenplan-Kommunikation
- Benachrichtigung der Angehörigen
- Digitale Leistungsnachweise
Tagesbetreuung
- An- und Abholung koordiniert
- Tägliche Rückmeldung an Angehörige
- Veranstaltungskommunikation
Behindertenbetreuung
- Unterstützte Kommunikation digital
- Erwachsenenvertretung eingebunden
- Betreuungsplan transparent
24-Stunden-Betreuung
- Koordination der Betreuungspersonen
- Dokumentation der Einsätze
- Kommunikation mit den Haushalten
Betreutes Wohnen
- Bewohnerportal mit Infos und Notfallkontakt
- Veranstaltungskalender
- Bedarfsmeldungen digital
Unser Ansatz
Ein Partner.Integriert statt ausgetauscht.
Integriert in:
PflegedokumentationDienstplanungAbrechnungMicrosoft 365sicheres Angehörigenportaleigene Systeme
Pflege bleibt Pflege
Wir automatisieren Kommunikation, Dokumentation und Verwaltung – nicht pflegerische Entscheidungen und nicht menschliche Zuwendung.
Kein Systemwechsel
Wir integrieren uns in Ihre Pflegesoftware, Dienstplanung und Abrechnung – keine Datenmigration, kein Betriebsunterbruch.
Datenschutz zuerst
Pflegedaten gehören zu den sensibelsten Daten überhaupt. DSGVO Art. 9, GuKG und HeimAufG sind der Rahmen jeder Lösung.
Messbare Entlastung
Monatlich: Wie viele Anrufe hat der Assistent übernommen, wie viel Dokumentationszeit wurde gespart?
Sieben Schritte – kein versteckter Scope.
Eingeordnet in unsere vier Phasen. So arbeiten wir
- 01Analyse & DiagnoseIst-Analyse
Wie kommen Angehörigen-Anfragen herein, wie viel Zeit kostet Dokumentation, wie läuft Recruiting? Zahlen statt Bauchgefühl.
- 02Konzept & ArchitekturPriorisierter Aktionsplan
Telefon zuerst, proaktive Updates oder Dokumentation? Konkrete Reihenfolge mit Zeitplan.
- 03Entwicklung & IntegrationSystemintegration
Anbindung an Pflegesoftware, Dienstplanung und Verwaltung – kein Systemwechsel.
- 04Entwicklung & IntegrationUmsetzung
Erste Automatisierungen in Wochen – weniger Anrufe und Papier, bevor das Gesamtprojekt fertig ist.
- 05Übergabe & BetriebDatenschutz-Prüfung
Jedes Modul gegen DSGVO, GuKG und HeimAufG geprüft – mit Ihrer Datenschutzbeauftragten.
- 06Übergabe & BetriebTeam-Onboarding
Pflegekräfte, Stationsleitung und Verwaltung aktiv eingebunden – verständlich, im Dienstalltag.
- 07Übergabe & BetriebLaufende Optimierung
Monatliche Auswertung der Entlastung und gezielte Weiterentwicklung.
Rechtssicherheit
Compliance ist kein Zusatz.Sie ist eingebaut.
Pflegedaten – Gesundheitszustand, Medikation, Biografie – verlangen den höchsten Schutz. Wir bauen ihn technisch ein, von Anfang an.
DSGVO Art. 9
Gesundheitsdaten auf EU-Servern, verschlüsselt, mit Rollen und Freigaben. Keine Weitergabe an US-Dienste ohne Absicherung.
Verschwiegenheit nach GuKG
Auskunft nur an berechtigte, hinterlegte Personen und nur über Freigegebenes – die Verschwiegenheitspflicht bleibt gewahrt.
Heimaufenthaltsgesetz
Dokumentation freiheitsbeschränkender Maßnahmen wird unterstützt; Meldungen und Entscheidungen bleiben bei Ihrem Team.
ELGA & Gesundheitsdienste
Schnittstellen zu Ärzten, Apotheken und ELGA-Diensten prüfen wir im Einzelfall – sauber abgesichert, ohne Abkürzungen.
Häufige Fragen
Häufige Fragen.Klare Antworten.
Gibt die KI Auskunft über Bewohner?
Nur an hinterlegte, berechtigte Angehörige und nur über Informationen, die Ihr Team freigegeben hat – etwa eine kurze Tagesnotiz. Alles andere geht an die zuständige Pflegekraft. So bleibt die Verschwiegenheitspflicht gewahrt.
Müssen wir unsere Pflegesoftware wechseln?
Nein. Wir integrieren uns in Ihre bestehende Pflegedokumentation, Dienstplanung und Abrechnung – per Schnittstelle oder Export.
Ersetzt die KI die Pflegedokumentation?
Nein. Sie nimmt Spracheingaben auf und bereitet sie vor; die Pflegekraft prüft und gibt frei. Fachliche Bewertungen trifft immer ein Mensch.
Was ist mit privatem WhatsApp des Personals?
Das ersetzen wir durch einen sicheren Kanal mit Rollen, Protokoll und EU-Datenhaltung – genauso bequem, aber ohne Datenschutzrisiko.
Hilft das beim Recruiting?
Ja. Bewerberanrufe werden rund um die Uhr angenommen, jede Bewerbung bekommt sofort eine Rückmeldung und einen Terminvorschlag – niemand springt mehr ab, weil keiner erreichbar war.
Was kostet das?
Das hängt davon ab, womit Sie starten – jedes Modul läuft eigenständig. Im kostenlosen Erstgespräch rechnen wir Ihr Potenzial durch; danach bekommen Sie ein konkretes Angebot.
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Bereit, Ihren Pflegekräften Zeit zurückzugeben?
In 30 Minuten analysieren wir, wo in Ihrer Einrichtung die größten Zeitfresser liegen – Angehörigenanrufe, Dokumentation, Schichtübergabe oder Recruiting. Ohne Systemwechsel, ohne Projektmarathon.