19:42 Uhr. Büro geschlossen.Kunde bucht bei Check24.
73 % der Reisenden lassen sich im Reisebüro beraten – und buchen dann online. Nicht wegen des Preises, sondern weil Portale abends erreichbar sind und niemand nachfasst. Wir verlängern Ihre Beratung ins Digitale: integriert in Ihr Buchungssystem, ohne GDS-Wechsel.
Kein GDS-Wechsel Erreichbar nach Feierabend Live in 4–6 Wochen
Reiseanfrage · Deutsch · außerhalb der ÖffnungszeitenLive
Frau Berger, +43 664 …
… Mallorca im August, wir sind zu viert, zwei Kinder 6 und 9, mindestens Halbpension, direkt am Strand wäre toll, so 10 bis 12 Tage – was würde das ungefähr kosten? …
KI-Aktionen währenddessen
Preis-Indikation: 4 Pers., 10 Nächte HP ab ca. 3.800 €
Top-3-Familienhotels am Strand notiert
Beratungstermin Di. 10:00 Uhr vereinbart
Angebot und Hotelvorschau sofort per WhatsApp
73 %beraten sich im Reisebüro und buchen dann online (FUR Reiseanalyse)
19:42Uhr – abends entstehen die meisten Urlaubspläne
14 Mon.ohne Kontakt – dann buchen Stammkunden woanders
4×häufiger buchen Stammkunden mit regelmäßigem Kontakt (ÖRV)
Quellen: FUR Reiseanalyse, ÖRV-Jahresbericht, Projekterfahrung aus Österreich und Deutschland.
Vertrauen uns bereits
Kurz gesagt
InnovationLAB GmbH aus Wörgl in Tirol digitalisiert Reisebüros und Reisevermittler in Österreich und im DACH-Raum: KI-Telefonassistent für Anfragen außerhalb der Öffnungszeiten, automatisches Follow-up nach der Beratung per WhatsApp, Kommunikation vor der Abreise, Krisenalarm bei Flugausfällen und Reisewarnungen sowie Stammkunden-Reaktivierung. Integriert in Amadeus, Galileo, TUI, ÖGER oder eigene Buchungssysteme – ohne GDS-Wechsel. Zu unseren Kunden zählt das Reisebüro Idealtours („Tirols erste Urlaubsadresse“).
Was wirklich passiert
Beraten bei Ihnen.Gebucht woanders.
Reisebüros verlieren Kunden nicht, weil ihr Angebot schlechter ist. Sondern weil Portale um 19:42 Uhr erreichbar sind, niemand automatisch nachfasst und sich nach der Reise keiner mehr meldet.
01
Zwei Stunden Beratung. „Ich schau noch kurz online.“
Der Kunde nimmt Ihre Destinationskenntnis und Ihren Hotelvergleich mit – und bucht auf Check24. Ohne digitales Follow-up kein Abschluss.
02
19:42 Uhr. Urlaubsplanung gestartet. Büro zu.
Urlaubspläne entstehen abends auf dem Sofa. Wer dann keine Antwort bekommt, bucht beim Portal – kein Rückruf am nächsten Morgen holt diesen Kunden zurück.
03
Flugausfall. 47 Kunden betroffen. Das Telefon brennt.
Streik, Airline-Insolvenz, Unwetter: Ihr Team telefoniert stundenlang einzeln durch, und manche Kunden erfahren es zuerst auf Instagram.
04
Stammkunde. Letzter Urlaub vor 14 Monaten.
Ihre besten Kunden hören nach der Rückkehr nichts mehr von Ihnen – kein Geburtstagsangebot, kein Frühbucher-Tipp. Bis der andere Anbieter drangeblieben ist.
Rechner
Beraten. Nicht gebucht.Was kostet Sie das im Jahr?
Vier Angaben zu Ihrem Büro – und Sie sehen, wie viel Provision nach Ihrer Beratung woanders landet. Und was systematisches Follow-up davon zurückholt.
Vereinfachte Schätzung: Beratungen × 12 × Anteil ohne Buchung × Ø Reisewert × Provision. Beratungszeit mit Ø 90 Minuten pro Gespräch. Das Follow-up rechnet vorsichtig damit, dass jede 5. verlorene Beratung zurückkommt – Ihre echte Quote messen wir in der Betriebsanalyse.
Lösungen im Überblick
Von der Beratung bis zurnächsten Folgebuchung.
Jedes Modul läuft eigenständig. Für die meisten Reisebüros ist der Feierabend-Telefonassistent oder das Follow-up nach der Beratung der größte Hebel.
Unterlagen vollständig 7 Tage vor Abflug per WhatsApp – nicht am Vortag
Einreise-Update 48 h vorher: Visum, Formulare, Gesundheitsvorschriften
Flugstatus: Verspätung, Gatewechsel, Annullierung – bevor der Kunde am Flughafen steht
Packliste und Wetter 3 Tage vorher – der persönliche Touch, den Portale nicht haben
Einzeln nutzbar – angebunden an Ihre Reisebüro-Software
04 / Flugausfall, Streik, Reisewarnung – Ihre Kunden wissen es als Erste
Krisenkommunikation
Alle Betroffenen in Minuten informiert – mit Alternativflügen, Erstattungsweg, Ansprechpartner
Reisewarnungen des Außenministeriums sofort an betroffene Kunden
24/7-Notfallkontakt für Kunden im Ausland per WhatsApp
Lückenlos dokumentiert, wer wann informiert wurde – für Versicherung und Pauschalreisegesetz
Einzeln nutzbar – angebunden an Ihre Reisebüro-Software
05 / HolidayCheck · Google · Trustpilot – systematisch
Nach der Reise & Bewertungen
Bewertungsanfrage 2 Tage nach der Rückkehr, solange die Urlaubsfreude frisch ist
Ärger erst persönlich auffangen, dann öffentlich reagieren
Reise-Feedback strukturiert für das nächste Beratungsgespräch
KI-Antwortvorschläge für neue Bewertungen
Einzeln nutzbar – angebunden an Ihre Reisebüro-Software
06 / 14 Monate kein Urlaub – das ist Ihr Anruf
Stammkunden & Reaktivierung
„14 Monate seit Ihrem letzten Urlaub – drei Angebote, die zu Ihnen passen“
Geburtstags- und Jubiläumsangebote passend zur Lieblingsregion
Frühbucher-Alert: Stammkunden erfahren zuerst von neuen Kontingenten
Auswertung: Beratung-zu-Buchung-Quote, Reaktivierung, Destinationen mit der besten Marge
Einzeln nutzbar – angebunden an Ihre Reisebüro-Software
Produkte
Drei Produkte. Ein System.Für Ihren Kundenstamm.
Starten Sie mit dem Modul, das heute den größten Hebel hat. Jedes kennt Ihre Kunden und Buchungshistorie und dockt ohne Kündigung an Amadeus, Galileo und Ihre Veranstalterprogramme an.
Callana · Telefon
Ihr Büro macht um 18:00 zu. Callana nicht.
Preisanfragen, Destinationsinfos und Verfügbarkeiten – Termin sofort vereinbart
Immer mehr Menschen planen den Urlaub mit einem KI-Assistenten: Wohin, was kostet es, wer berät mich? Kann der Assistent Ihre Website lesen, landet der Kunde in Ihrem Beratungstermin. Kann er es nicht, schickt er ihn zum Portal.
Vereinfachtes Beispiel · Anfrage an einen KI-Assistenten„Familienurlaub Mallorca im August, 2 Erwachsene, 2 Kinder, Halbpension am Strand. Ich will persönlich beraten werden – welches Reisebüro in meiner Nähe hat diese Woche einen Termin?”
Ohne Agent-Ready
Website gefunden – Öffnungszeiten nur als Bild, kein Online-Termin
Spezialgebiete und Familienangebote nicht lesbar
Weiter zum Online-Portal mit klaren Angaben
Gebucht bei Check24Ihre Expertise war nie im Spiel
Mit Agent-Ready
Öffnungszeiten, Spezialgebiete & freie Termine gelesen – direkt aus Ihrem System
Ob Einzelbüro oder Filialkette –wir kennen Ihren Kundenstamm.
Pauschal, Individualreise, Kreuzfahrt oder Firmenreise: Die Abläufe unterscheiden sich, das Ziel nicht – Kunden, die wieder bei Ihnen buchen.
Klassisches Reisebüro
Pauschal, Individual, Kreuzfahrt aus einer Hand
Anrufe nach Feierabend: Termin statt Mailbox
Stammkundenpflege, die Portale nicht bieten
Fernreise- & Luxusspezialist
Komplexe Routen digital koordiniert
Hochwertige Kommunikation vor der Abreise
Lieblingshotels, Airline, Ernährung im Profil
Kreuzfahrt-Spezialist
Einschiffungsdokumente, Visum, Dresscode digital
Landausflüge vorab koordiniert
Krisenfall auf See: direkter Draht per WhatsApp
Gruppen- & Vereinsreisen
30 Personen, 30 Sonderwünsche – digital erfasst
Countdown: alle Teilnehmer automatisch informiert
Zahlungen und Fristen im Blick
Business Travel
Verspätung, Umbuchung, Hotel – Reisende sofort informiert
Reiserichtlinien je Firmenkunde hinterlegt
Monatliches Reisekosten-Reporting für die Buchhaltung
Online-Reisebüro mit Beratung
Website-Chat nahtlos in persönliche Beratung
Online-Anfragen sofort per WhatsApp nachgefasst
Bewertungsprofil gegen reine Portale aufgebaut
Unser Ansatz
Ein Partner.Integriert statt ausgetauscht.
Integriert in:
AmadeusGalileoTUIÖGERHolidayCheckTrustYouFlugstatus-APIsGoogle Business Profileeigenes Buchungssystem
Ein Ansprechpartner
Statt Telefonassistent vom einen, CRM vom anderen und WhatsApp am Privathandy: alles aus einer Hand. Einer trägt die Verantwortung dafür, dass aus Beratung Buchung wird.
GDS-Integration statt Austausch
Wir docken an Amadeus, Galileo, TUI, ÖGER oder Ihr eigenes Buchungssystem an. Ihr GDS bleibt führend – kein Go-live mitten in der Januar-Buchungssaison ohne Ihr OK.
Krisenbereit ab Tag 1
Der nächste Flugausfall kommt bestimmt. Krisenkommunikation ist von Anfang an eingebaut – wenn es passiert, funktioniert sie in Minuten.
Beratungsklau messbar machen
Wer wurde beraten und hat nicht gebucht? Wann wurde nachgefasst? Wir machen es sichtbar – und reduzieren es Schritt für Schritt.
Wie viele Anrufe bleiben nach Feierabend unbeantwortet? Wie hoch ist Ihre Beratung-zu-Buchung-Quote? Wie viele Stammkunden haben seit über einem Jahr nicht gebucht?
Lieblingsziele, besondere Anlässe, Kontaktwünsche: Das System lernt, wer Ihre Stammkunden sind und wann der richtige Moment für das nächste Angebot ist.
03Entwicklung & IntegrationGDS-Integration
Anbindung an Amadeus, Galileo, TUI, ÖGER oder Ihr System – kein Systemwechsel, keine Datenmigration, kein Betriebsunterbruch.
04Entwicklung & IntegrationLive in 4–6 Wochen
Telefonassistent und Kommunikation vor der Abreise laufen; erste Termine nach Feierabend und erste reaktivierte Stammkunden sind messbar.
05Übergabe & BetriebTeam-Schulung
Reiseberater, Assistenz und Geschäftsführung: Wer sieht den Krisenstatus? Wie liest man das Kundenprofil vor der Beratung?
06Übergabe & BetriebRechtssicherheit
DSGVO für Reisedaten inklusive Pass- und Gesundheitsdaten, Dokumentation nach Pauschalreisegesetz – geprüft, bevor es live geht.
07Übergabe & BetriebLaufende Optimierung
Monatlich: Beratungsquote, Reaktivierung, Bewertungstrend, Krisen-Reaktionszeit – Buchungssaison für Buchungssaison.
Rechtssicherheit
Compliance ist kein Zusatz.Sie ist eingebaut.
Datenschutz, Branchenrecht und Barrierefreiheit setzen wir von Anfang an um – unabhängig davon, welche Module Sie nutzen.
Reisedaten & DSGVO
Passnummern, Zahlungs- und Gesundheitsdaten DSGVO-konform auf EU-Servern – löschbar, Einwilligung dokumentiert.
Pauschalreisegesetz (PRG)
Informationspflichten, Krisenmeldungen und Umbuchungen müssen nachweisbar sein (EU-Richtlinie 2015/2302) – das System dokumentiert automatisch.
Insolvenzabsicherung
Die Absicherung selbst bleibt bei Ihnen. Alle Kundenmitteilungen sind aber so dokumentiert, dass im Ernstfall ein lückenloser Nachweis möglich ist.
Barrierefreiheit (BaFG)
Seit Juni 2025 gilt die Barrierefreiheitspflicht für Buchungsstrecken und Beratungsformulare – wir setzen sie von Anfang an um.
Häufige Fragen
Häufige Fragen.Klare Antworten.
Muss ich Amadeus oder mein Buchungssystem wechseln?
Nein. Wir docken an Amadeus, Galileo, TUI, ÖGER oder Ihr eigenes Buchungssystem an – ohne Kündigung, ohne Datenmigration. Ihr GDS bleibt führend.
Wie verhindere ich, dass Kunden nach der Beratung online buchen?
Mit systematischem Follow-up: Das Angebot kommt direkt nach dem Gespräch per WhatsApp, nach drei Tagen wird nachgefasst, nach einer Woche erinnert – automatisch. Im Kundenprofil sehen Sie, wer beraten wurde und noch nicht gebucht hat.
Wer nimmt Anrufe an, wenn das Reisebüro geschlossen ist?
Callana, unser KI-Telefonassistent. Er beantwortet Preisanfragen, Verfügbarkeiten und Destinationsinfos, vereinbart Beratungstermine und erkennt, wann ein Mensch gebraucht wird – auch um 19:42 Uhr oder am Sonntag.
Wie informiere ich Kunden schnell bei einem Flugausfall?
Alle Betroffenen bekommen in Minuten eine WhatsApp mit Alternativflügen, Erstattungsweg und Ansprechpartner. Wer nicht erreichbar ist, landet auf der Rückrufliste – und alles ist lückenlos dokumentiert, wie es das Pauschalreisegesetz verlangt.
Wie hole ich Stammkunden zurück, die lange nicht gebucht haben?
Das System erstellt automatisch eine Liste aller Kunden, die seit 12+ Monaten nicht gebucht haben – sortiert nach Buchungshistorie – und schlägt passende Angebote zu Lieblingsregion, Geburtstag oder Hochzeitstag vor. Laut ÖRV buchen regelmäßig kontaktierte Stammkunden 4× häufiger.
Wie finden KI-Assistenten wie ChatGPT unser Reisebüro?
Nur wenn sie Ihre Website lesen können. Wir machen Öffnungszeiten, Spezialgebiete und freie Beratungstermine für diese Assistenten lesbar – so landet der Kunde in Ihrem Beratungstermin statt beim Portal.
Welche Sprachen spricht der KI-Telefonassistent?
52+ Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Türkisch und Serbisch – am Telefon und im Chat, rund um die Uhr.
Was kostet das?
Das hängt davon ab, womit Sie starten – jedes Modul läuft eigenständig. Im kostenlosen Erstgespräch rechnen wir Ihr Potenzial durch; danach bekommen Sie ein konkretes Angebot.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wo bei Ihnen Buchungen verloren gehen – nach Feierabend, nach der Beratung oder nach der Reise. Ihr Buchungssystem bleibt, wo es ist.
